Vergaderen

Onleesbare badges en 3 andere veelgemaakte congresfouten

 

Congressen, er zijn zoveel cruciale aspecten die ervoor kunnen zorgen dat het evenement een succes of een flop wordt. Eerder zijn een aantal succesfactoren verklapt, je leest ze hier. Echter zijn er ook diverse momenten waarop organisatoren de plank misslaan. Om het falen van een congres te voorkomen, benoemen we een viertal fouten die vaak gemaakt worden.

Eerst garderobe, daarna registratie
Het lijkt een klein detail, maar kan een hoop ergernis opleveren. Bij veel congressen worden eerst de jassen van de deelnemers aangenomen, waarna de registratie volgt. Echter bewaren veel mensen hun toegangsbewijs in hun jas, en vergeten die uit hun zak te halen bij de garderobe. Dit levert vervolgens veel oponthoud op bij de registratietafel. Zorg er dan ook voor dat men zich eerst registreert, en verwijs ze vervolgens naar de garderobe. Het probleem kan ook opgelost worden door gebruik te maken van digitale toegangsbewijzen. 

Populariteit boven kennis
Het gebeurt vaak dat sprekers op een congres personen zijn die een hoge functie bekleden in een welbekend bedrijf. De bekendheid en populariteit van deze sprekers trekt veel deelnemers naar het evenement. Echter blijkt vaak dat deze sprekers onvoldoende kennis hebben van het centrale onderwerp. Dit komt doordat zij vaak veel algemene kennis hebben, maar tekortschieten op specifieke thema’s. Op deze manier wordt de lezing een flop. Probeer dan ook te kiezen voor kundige, ervaren sprekers die kennis van zaken hebben. Mocht je toch met behulp van sprekers veel deelnemers naar een congres willen trekken, ga dan op zoek naar de balans tussen populaire sprekers en minder bekende – maar kennisrijke – sprekers. 

Te korte pauzes
Pauzemomenten zijn er om een kop koffie te drinken, het toilet te bezoeken of een sigaret te roken. Vergeet echter niet dat deelnemers ook graag met elkaar in contact komen. Geef hier dan ook de gelegenheid voor door voldoende tijd in te plannen voor pauzes. Een goede richtlijn is 20 minuten. 

Onleesbare badges
Om te kunnen netwerken, zijn de deelnemersbadges van cruciaal belang. Zorg ervoor dat de naam en het bedrijf duidelijk vermeld staat, dit voorkomt onzekerheid bij deelnemers die elkaar niet kennen.

Wij ondersteunen graag bij de logistiek en hebben veel ervaringen met uiteenlopende congressen – van grote zakelijke congressen tot studentencongressen. Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact op met Karla of Edmond van de afdeling Reserveringen via 050 524 80 16 of reservations@hampshire-groningen.nl.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.